RSS

Электронный документооборот - реальность, продиктованная временем!

27.06.2013

Электронный документооборот - реальность, продиктованная временем! В марте 2012 года в составе аппарата Мосгосэкспертизы было образовано новое функциональное структурное подразделение - отдел контроля. Создание данного отдела позволило обеспечить в Мосгосэкспертизе единый порядок документооборота, оптимизировать работу учреждения и систематически осуществлять: - контроль за структурными подразделениями Мосгосэкспертизы по обеспечению ими своевременного исполнения федерального законодательства и законов города Москвы, протоколов комиссий, совещаний и заседаний Правительства Москвы, поручений и распоряжений аппарата Мэрии и Правительства Москвы, Комитета города Москвы по ценовой политике в строительстве и государственной экспертизе проектов и других органов исполнительной власти, приказов, руководителя Мосгосэкспертизы; - контроль за исполнением сроков рассмотрения представленной на государственную экспертизу проектной документации объектов капитального строительства; - контроль выполнения, в части касающейся деятельности Учреждения, протоколов штабов, заседаний, комиссий, совещаний и иных мероприятий, проводимых Правительством Москвы; - непрерывный и постоянный контроль над своевременностью ответов на вопросы, жалобы, заявления, обращения граждан и юридических лиц; - функции по организации делопроизводства в Мосгосэкспертизе; - взаимодействие со СМИ в целях освещения вопросов, касающихся деятельности Мосгосэкспертизы.

В 2012 году Правительством Москвы для оперативного взаимодействия между органами исполнительной власти, а также подведомственными им организациями, было принято стратегически важное решение - внедрена электронная система документооборота - ЭДО, которая позволила организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками, передачу документов, выдачу поручений, отправку уведомлений и т.п. Мосгосэкспертиза одной из первых была подключена к данной системе документооборота, а сотрудники отдела контроля и группа делопроизводства в его составе получили возможность первыми в учреждении пройти обучение и на практике оценить эффективность и преимущества данной системы.

Электронный документооборот – высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы, как органов государственной власти, так и подведомственных им организаций. Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность работников. Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри учреждения, контролировать порядок передачи сведений существенным образом снизило трудозатраты работников группы делопроизводства, отдела контроля Мосгосэкспертизы.

Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повысил качество работы исполнителей. Благодаря внедренной в Мосгосэкспертизе системе электронного документооборота сокращено рассмотрение всей поступающей корреспонденции с 3-7 дней до 1 дня, а при ежедневном контроле сотрудниками отдела контроля полностью исключены срывы сроков при подготовке ответов на все поручения, поступающие в адрес Мосгосэкспертизы. Использование систем электронного документооборота и хранилищ информации позволило систематизировать и объединять информацию, что облегчило ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных.

Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников. Система электронного документооборота способствовала созданию новой организационной культуры, сделав работу всех работников Мосгосэкспертизы более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволили работникам трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем.

Система позволила существенно повысить в Мосгосэкспертизе эффективность труда при подготовке документов, поскольку единым инструментам поиска и анализа данных доступно все информационное пространство. В подготовке новых документов стали использоваться не только личные или коллективные наработки работников, но и фрагменты или аналитические материалы, полученные на основе исследования всех (при безусловном контроле прав доступа к информации) имеющихся документов.

Это существенным образом повышает эффективность труда и качество подготавливаемых документов. Только технология ЭДО позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний в полном соответствии с представлением этого термина в концепции «управления знаниями». Так же информационные технологии выступают в качестве катализатора, благодаря которому органы исполнительной власти, подведомственные организации и Мосгосэкспертиза в частности перешли на новый уровень взаимоотношений с населением города Москвы, когда государственные служащие напрямую отвечают на запросы граждан посредством сети Internet (через портал, сайт, электронную почту).

Одновременно с этой системой в Мосгосэкспертизе активно функционирует Электронная канцелярия для автоматизации внутреннего делопроизводства. В данной системе ведется регистрация и систематизация обращений граждан, обращений юридических и физических лиц, не подключенных в настоящее время к системе электронного документооборота. Обе системы крайне важны для обеспечения деятельности Мосгосэкспертизы, несмотря на то, что это требует дополнительного времени со стороны сотрудников. В Мосгосэкспертизе ведется проработка вопроса по оптимизации деятельности в данном направлении. Данный вопрос планируется завершить до конца текущего года.

Если вы нашли ошибку: выделите текст и нажмите Ctrl+Enter

Сообщение об ошибке

Неверно заполненное поле
Неверно заполненное поле
Неверно заполненное поле
Неверно заполненное поле
Неверно заполненное поле
Неверно заполненное поле
Неверно заполненное поле
Неверно заполненное поле
*
CAPTCHA Обновить код
Play CAPTCHA Audio

Версия для печати